Privacy Policy

Deze verklaring is voor het laatst aangepast op 20-12-2024

Traveltime hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Traveltime houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Traveltime zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinde;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

De opdracht: verkoop van reizen en verwanten diensten, in overeenstemming met wettelijke bewaartermijn.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Adres; Postcode; Plaats; Provincie; Land; (Zakelijk) Telefoonnummer; (Zakelijk) E-mailadres; Geslacht; Geboortedatum; Geboorteplaats; Burgerlijke staat; Werkzaam bij organisatie;
In sommige gevallen worden bijzondere gegevens verwerkt als dit op jouw verzoek nodig is voor de uitvoering van de opdracht, zoals gegevens over de gezondheid (bijv. allergie of zwangerschap) of gegevens die nodig zijn bij de aanvraag van bijvoorbeeld visa;
In sommige gevallen is een Kopie ID of Kopie rijbewijs nodig voor de uitvoering van de opdracht, waarbij bijzondere gegevens afgeschermd dienen te worden.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht.

Verwerking van persoonsgegevens van Leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinde;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

De opdracht: inkoop van reizen en verwanten diensten, in overeenstemming met wettelijke bewaartermijn.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht; of:
De leveranciersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Adres; Postcode; Plaats; Provincie; Land; (Zakelijk) Telefoonnummer; (Zakelijk) E-mailadres; Geslacht; Werkzaam bij organisatie;

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht.

Verwerking van persoonsgegevens van niejouwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijving formulier Nieuwsbrief; of:
Bestaande klantrelatie op basis van de overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Aanhef; E-mailadres.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Een afgemeld e-mailadres wordt bewaard om ongevraagde aanmelding bij een nieuwe opdrachtovereenkomst te voorkomen, gedurende de periode dat men als klant of prospect in het dossieradministratiesysteem staat.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect of geïnteresseerde worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op social media;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Aanhef; Telefoonnummer; E-mailadres.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect of geïnteresseerde, in beginsel hanteren wij hiervoor een termijn van 3 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het behandelen van sollicitaties

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Jouw toestemming dmv het inzenden van jouw sollicitatiebrief

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Telefoonnummer; E-mailadres; Geboortedatum; Foto; Opleiding en werkervaring.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men als sollicitant in aanmerking kan komen voor een functie met een maximum van 2 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Telefoonnummer; E-mailadres; Geboortedatum; Salarisgegevens; Kopie ID; BSN-nummer; Bankgegevens; Foto.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.

Verwerking van persoonsgegevens van Zelfstandig Reisagenten

Persoonsgegevens van Zelfstandig Reisagenten worden door Traveltime verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de samenwerkingsovereenkomst Zelfstandige Reisagenten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De samenwerkingsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Traveltime de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Telefoonnummer; E-mailadres; Geboortedatum; Kopie ID; Bankgegevens; Foto.

Jouw persoonsgegevens worden door Traveltime opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de uitvoering van jouw reis;
Het verzorgen van een dienst voor jouw reis;
Het verzorgen van onze internetomgeving;
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven zonder nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU, buiten de EU op verzoek

Wij verstrekken in beginsel geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit vereist is voor de uitvoering van de opdracht welke op jouw verzoek en met jouw toestemming bij derden buiten de EU moet plaatsvinden.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Traveltime bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Traveltime van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren minstens een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.